¿Se preguntan cuáles son los software necesarios para su empresa? Aquí tienen una lista de los esenciales, con sus características
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Desaprovechar herramientas tecnológicas en el sector empresarial, es un error que puede costar caro para el crecimiento de la misma. Sabiendo esto, es normal que ninguna empresa o emprendimiento quiera quedarse atrás. Por ello, muchas buscan activamente saber en qué tecnología invertir. En este sentido, existen tecnologías en forma de software que se consideran fundamentales por los papeles con los que cumplen. Pero, entre las múltiples soluciones disponibles en el mercado, ¿Cuáles son las más esenciales?
Opciones como las aplicaciones para hacer nóminas, un software de ciberseguridad o un programa de contabilidad, son algunos que no se deben pasar por alto nunca, siendo ejemplos en los que vamos a profundizar. Tengamos en cuenta que no solo mejora la eficiencia de los procesos internos, sino que también reduce errores, automatiza tareas rutinarias, aumenta la seguridad y facilita la toma de decisiones basada en datos.
Software de contabilidad
El software de contabilidad es uno de los pilares fundamentales en cualquier negocio, después de todo ¿Qué sería de la empresa si la contabilidad no está en orden en todo el sentido de la palabra?
En el pasado, las personas se encargaban de este aspecto con herramientas simples, porque no se contaba con una tecnología que fuera más allá. En el presente, hablamos de programas con los que se lleva un registro claro, ordenado y automatizado de todas las transacciones económicas. Gracias a tales herramientas con alta tecnología al respecto, se generan informes financieros, se calculan impuestos, se controlan ingresos, entre muchas otras funciones.
¿Con qué papel cumple?
- Registrar movimientos contables automáticamente.
- Emitir facturas electrónicas o tradicionales.
- Llevar control de cuánto se ha generado en ingresos y gastos.
- Generar informes financieros, como balances y estados de resultados.
- Calcular impuestos y preparar declaraciones fiscales.
- Controlar cuentas por cobrar y pagar para que no se olviden.
- Cumplir con la normativa contable local e internacional.
Software para hacer nóminas
También conocido como software de gestión de recursos humanos o de RRHH, es de hecho de los primeros que adquirir para operar con base.
Estos suelen estar diseñados para calcular de forma automática los sueldos de los empleados, considerando horas trabajadas, bonificaciones, deducciones, vacaciones y otros elementos del salario.
Sin embargo, no nada más se encarga del cálculo salarial, sino que además facilita la emisión de recibos de sueldo, el pago a la Seguridad Social y otros compromisos laborales, ayudando a mantener al día la gestión del personal.
¿Con qué papel cumple?
- Calcular salarios, bonificaciones y deducciones.
- Emitir recibos de nómina de manera legal y clara.
- Calcular impuestos laborales y cuotas de la Seguridad Social.
- Controlar vacaciones, ausencias y horas extras.
- Almacenar información del personal.
- Cumplir con las leyes laborales vigentes.
- Mantener organizada la documentación del personal.
Software de gestión de clientes
También denominado como CRM, es un programa de suma importancia en distintas empresas, tanto que se considera esencial. La razón principal es que facilita poder gestionar relaciones con los clientes de forma organizada.
Desde el primer contacto con un potencial comprador, hasta el servicio postventa, que es clave, con este medio es posible centralizar la información de cada cliente, lo que facilita un seguimiento más personalizado y efectivo.
Lo mejor es que si es bien implementado, aumenta las ventas, mejora la atención al cliente y permite diseñar estrategias de marketing más efectivas. Es especialmente útil para equipos comerciales, departamentos de atención al cliente y responsables de marketing.
¿Con qué papel cumple?
- Brindar información que requieras, rápidamente, sobre el cliente.
- Registrar otro tipo de datos tanto del cliente como de la empresa.
- Recordar fechas en las que cumplir con acciones y tareas pendientes.
- Mejorar la atención tan esencial con respuestas más rápidas y precisas.
- Darle un empujón a las ventas gracias a acciones basadas en datos reales.
- Medir el desempeño de los equipos comerciales en general.
Software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos permite a los equipos planificar, ejecutar y supervisar tareas y proyectos de forma colaborativa. Nos vienen bien para asignar tareas, establecer fechas límite, compartir archivos, hacer seguimiento del progreso y comunicarse de manera interna, todo desde una misma plataforma.
Es especialmente útil para equipos remotos o empresas con muchos proyectos en simultáneo, ya que ayuda a organizar el trabajo y mantener los tiempos controlados.
¿Con qué papel cumple?
- Asignar tareas a distintos miembros del equipo.
- Establecer fechas límite y prioridades.
- Compartir los documentos y recursos.
- Hacer seguimiento del progreso para que no se generen retrasos.
- Fomentar la colaboración interna para resultados más óptimos.
- Centralizar la comunicación del proyecto.
Software de almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube es otro recurso que merece la pena evaluar por sus funciones. Ya no es necesario depender de dispositivos físicos para guardar la información: la nube nos deja almacenar y acceder a archivos con sencillez, desde cualquier lugar y en cualquier momento, con conexión a internet. Además, ofrece copias de seguridad automáticas, control de versiones de los documentos y una colaboración más rápida.
¿Con qué papel cumple?
- Guardar y acceder a archivos de forma segura.
- Compartir documentos en tiempo real a los que otros podrán acceder en otro lado de la empresa.
- Evitar la pérdida de información por cuestiones inesperadas.
- Trabajar desde diferentes ubicaciones para que, sin importar la distancia, se siga trabajando en equipo.
- Reducir considerablemente el uso de papel y almacenamiento.
Software de ciberseguridad
Por último, y con una importancia elevada, tenemos el software de ciberseguridad, del cual, toda empresa, sin excepciones, debería disponer. Este tipo de herramienta protege la información confidencial frente a virus, hackeos, ransomware o accesos no autorizados.
Recordemos que estamos en la era digital, donde los ciberataques son cada vez más comunes, es básico invertir en seguridad es clave para proteger la integridad y la reputación.
¿Con qué papel cumple?
- Detectar y eliminar virus y amenazas que quizás causen grandes problemas si se dejan.
- Proteger redes, servidores y dispositivos para que la empresa no pare sus operaciones.
- Restringir accesos no autorizados de quienes puedan cometer errores o afectar a la misma.
- Cifrar información sensible a la que no cualquiera debería tener acceso.
- Evitar pérdidas económicas por ataques cibernéticos como viene pasando.
